Termo de responsabilidade de equipamentos com assinatura digital
Quando entrega um portátil, telemóvel ou monitor a um colaborador, o termo de responsabilidade segue por e-mail e é assinado online. A assinatura fica provada e protegida contra alterações — sem papel, digitalizações ou pastas perdidas.
O que deve conter um termo de responsabilidade
Um termo de responsabilidade de equipamento identifica as partes, o equipamento entregue e as condições de utilização. Normalmente inclui:
- Identificação da empresa e do colaborador
- Descrição do equipamento: tipo, marca, modelo, nº de série e etiqueta
- Data de entrega e estado do equipamento
- Regras de utilização, cuidado e confidencialidade
- Obrigação de devolução no fim da relação ou quando solicitado
- Assinatura do colaborador e data
Assinatura online com prova digital
O colaborador recebe um link pessoal, lê o termo e assina com o nome completo e, se quiser, com a assinatura desenhada. Ficam registados a data, o IP e o dispositivo, e é calculada uma impressão digital SHA-256 do documento que deteta qualquer alteração posterior.
- Modelo do termo editável pela sua empresa
- Link para assinatura presencial (no balcão da equipa de TI)
- Cópia do termo assinado enviada por e-mail ao colaborador
Devoluções e pendentes sob controlo
Na devolução é emitido um comprovativo. A lista de termos por assinar mostra quem ainda não aceitou, e o sistema envia lembretes automáticos.
- Comprovativo de devolução do equipamento
- Lista de termos pendentes com lembretes por e-mail
- Termos agrupados e filtrados por colaborador e equipamento
Perguntas frequentes
Um termo de responsabilidade assinado online é válido?
A assinatura eletrónica simples, acompanhada de registo da data, do IP, do dispositivo e de uma impressão digital do documento, é um meio de prova da aceitação do termo. Para situações específicas, confirme os requisitos com o seu jurista.
Posso usar o meu próprio texto do termo?
Sim. Cada empresa edita o modelo do termo com as suas regras; os dados do colaborador e do equipamento são preenchidos automaticamente.
O que acontece quando o colaborador devolve o equipamento?
Regista a devolução, o equipamento volta ao stock e é emitido um comprovativo de devolução. Tudo fica no histórico do equipamento.
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